Phòng Hồ sơ nghiệp vụ đẩy mạnh công tác số hóa, từng bước hiện đại hóa công tác quản lý hồ sơ

Nhận thức rõ tầm quan trọng của việc số hoá trong đảm bảo thông tin nghiệp vụ chính xác, kịp thời, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ đã chủ động rà soát, phân loại toàn bộ hồ sơ đang quản lý; xây dựng kế hoạch số hoá theo lộ trình cụ thể gắn với tiêu chuẩn nghiệp vụ của Ngành. Các đội nghiệp vụ được phân công phụ trách từng nhóm hồ sơ, đảm bảo kiểm tra chặt chẽ, nhập liệu đúng, đủ, tránh sai sót.

Quang cảnh buổi làm việc tại Phòng số hóa hồ sơ nghiệp vụ

Hiện nay, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ đang quản lý khối lượng lớn hồ sơ lưu trữ qua nhiều năm, bao gồm: hồ sơ căn cước, hồ sơ nghiệp vụ cơ bản, hồ sơ đối tượng, hồ sơ phục vụ công tác điều tra, truy nã, truy tìm… Từ đầu năm 2025 đến nay, đơn vị đã tiến hành rà soát và phân loại hơn 480.000 hồ sơ các loại; trong đó có khoảng 1.000 hồ sơ cần hiệu chỉnh thông tin, làm sạch dữ liệu và hơn 1.000 hồ sơ đã xuống cấp, cần phục chế và xử lý để đảm bảo chất lượng số hoá. Ngoài ra, đơn vị xây dựng các quy trình chuẩn cho từng nhóm hồ sơ, từ khâu tiếp nhận – quét tài liệu – nhập chỉ mục – kiểm duyệt – lưu trữ số.
Việc số hoá hồ sơ đã giúp giảm đáng kể thời gian tra cứu, đối chiếu, góp phần nâng cao chất lượng tham mưu, hỗ trợ điều tra, xử lý vụ việc. Thay vì phải tra cứu thủ công, cán bộ nghiệp vụ có thể truy cập cơ sở dữ liệu tập trung, nhanh chóng tiếp cận thông tin cần thiết phục vụ công tác chuyên môn. Tính đến tháng 11 năm 2025, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ đã hoàn thành: Số hoá hơn 250.000 tập hồ sơ; quét và lưu trữ hơn 2 triệu trang tài liệu; xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung, liên thông nội bộ với các đội nghiệp vụ trực thuộc. Cùng với đó, công tác lưu trữ hồ sơ dạng số cũng giúp hạn chế tối đa tình trạng xuống cấp hồ sơ giấy theo thời gian, đồng thời tăng cường mức độ an toàn, bảo mật thông tin nghiệp vụ của lực lượng Công an.

(Cán bộ, chiến sĩ thực hiện quy trình quét (scan) tài liệu lên phần mềm số hóa)

Thời gian tới, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ, Công an tỉnh An Giang tiếp tục đẩy mạnh số hoá hồ sơ còn lại, đồng thời tăng cường ứng dụng công nghệ mới trong quản lý và phân tích dữ liệu. Xác định con người là yếu tố quyết định, thời gian tới, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ sẽ tổ chức các lớp tập huấn về quy trình số hoá hồ sơ; bồi dưỡng nghiệp vụ công nghệ thông tin cho cán bộ chiến sĩ, bảo đảm đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong giai đoạn mới; triển khai mô hình “Tổ công tác số hoá chuyên trách” gồm những cán bộ có chuyên môn sâu về lưu trữ và CNTT; ứng dụng mã hoá dữ liệu, chữ ký số và phần mềm quản lý hồ sơ nội bộ theo tiêu chuẩn của Bộ Công an nhằm hướng tới hoàn thành 100% hồ sơ số vào năm 2026, góp phần thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao.

Cán bộ, chiến sĩ sắp xếp lại hồ sơ sau khi đã quét (scan) số hóa

Cán bộ, chiến sĩ trực tiếp thực hiện công tác số hóa được tập huấn chuyên sâu về quy trình quét, chuyển đổi định dạng, lập chỉ mục, lưu trữ và bảo mật dữ liệu số; đồng thời ứng dụng phần mềm chuyên dụng để phục vụ công tác tìm kiếm, khai thác thông tin nhanh chóng, chính xác.
Trong bối cảnh toàn lực lượng đang triển khai Đề án chuyển đổi số và xây dựng Công an số, nỗ lực của Công an tỉnh An Giang, trong đó Phòng Hồ sơ nghiệp vụ là một trong những đơn vị tiên phong và có ý nghĩa định hướng. Kết quả số hóa hồ sơ hôm nay sẽ là nền tảng để tiến tới các mô hình ứng dụng cao hơn như phân tích dữ liệu nghiệp vụ, đối sánh tự động, tích hợp trí tuệ nhân tạo trong truy xuất hồ sơ, dự báo tội phạm và hỗ trợ điều tra. 
Có thể khẳng định rằng, công tác số hóa hồ sơ nghiệp vụ không chỉ là nhiệm vụ cấp bách trước mắt, mà còn là đầu tư chiến lược cho sức mạnh trí tuệ và năng lực tác chiến của lực lượng Công an trong tương lai. Khi kho hồ sơ nghiệp vụ được chuẩn hóa và vận hành hiệu quả trên nền tảng số, Công an An Giang sẽ sở hữu nguồn dữ liệu có giá trị đặc biệt - một “tài sản số” giúp nâng cao hiệu quả đấu tranh phòng chống tội phạm, quản lý nhà nước về an ninh trật tự và phục vụ người dân ngày càng tốt hơn, nhanh hơn, minh bạch hơn.

Minh Thắng